Artikel Krav på tydlighet vid utvärdering av anbud

Det är vedertagen praxis att det gäller att hålla tungan rätt i mun vid framtagande och tillämpning av utvärderingsmodeller. På motsvarande sätt är det viktigt att leverantörer med rimlig förutsebarhet kan förstå vad som tillmäts betydelse av den upphandlande myndigheten/enheten för att kunna ta fram ett konkurrenskraftigt anbud.

En upphandlande myndighet/enhet ska vid utvärderingen av ett anbud på grunden bästa förhållande mellan pris och kvalitet bedöma anbudet utifrån kriterier som har anknytning till det som anskaffas.

Tilldelningskriterierna får inte ge den upphandlande enheten obegränsad valfrihet och de grundläggande principerna måste beaktas.

I ett relativt färskt avgörande från det gångna året, från förvaltningsrätten i Jönköping i mål nr 5462-19, har frågan om en utvärderingsmodells förenlighet med de grundläggande principerna förtydligat vilka krav som kan ställas på en utvärderingsmodell vad gäller tydlighet.

Bakgrund

En beställare av kollektivtrafik genomförde en upphandling för anskaffning av biljettkontroller. Tilldelningsgrunden i upphandlingen var det ekonomisk mest fördelaktiga med hänsyn till bästa förhållande mellan pris och kvalitet, som skulle avgöras genom tillämpning av en s.k. mervärdesmodell. Modellens kvalitetskriterier bestod av frågor om anbudsgivarnas arbetssätt i form av frågor som anbudsgivarna skulle besvara, bl.a. följande.

• Hur kommer ni att hantera risker och bedriva förbättringsarbete?
• Hur kommer ni att säkerställa en attraktiv arbetsplats med god arbetsmiljö?
• Hur kommer ni genom analys och prioritering att ta fram underlag för utveckling av uppdraget?

Vid bedömning av anbudsgivarnas svar erhölls poäng (0–4), och beroende på poängen ett eventuellt prispåslag, vilket resulterade i en jämförelsesumma.

En leverantör ansökte om överprövning och yrkade i första hand att upphandlingen skulle göras om på grund av utformningen av utvärderingsmodellen. Frågan i målet var bl.a. om utvärderingsmodellen innehöll sådana brister i öppenhet att den stred mot de grundläggande principerna för upphandling.

Förvaltningsrättens bedömning

Förvaltningsrätten pekade inledningsvis på vikten av att det klargörs vad som ska bedömas och inom vilka ramar för att säkerställa att endast sådant som har betydelse för upphandlingsföremålet bedöms. Leverantörer måste även ges viss vägledning för att det ska vara möjligt att i efterhand kontrollera att utvärderingen har gjorts på objektiva grunder och i enlighet med de grundläggande principerna.

Dessa utgångspunkter kom att ligga till grund för förvaltningsrättens bedömning att de aktuella frågorna inte tog omedelbart sikte på vad leverantörerna tillhandahåller för det offererade priset, och att den vägledning som gavs bestod av allmänt hållna beskrivningar av vad svaren bör innehålla. I upphandlingsdokumenten saknades konkreta riktlinjer som var ägnade att säkerställa att leverantörerna utformade svar som kan läggas till grund för en relevant jämförelse. Det framgick vidare inte vad den upphandlande enheten haft för avsikt att bedöma och inom vilka ramar. Det var härtill oklart vilka prioriteringar den upphandlande enheten hade gjort och vad som bedömdes vara en lägstanivå respektive vad som tilldelas högst poäng. Enligt domstolen uppfyllde därför inte utvärderingsmodellen de tydlighetskrav som följer av de grundläggande principerna.

Analys

Det är accepterat att det inte finns något hinder för upphandlande myndigheter och enheter att använda s.k. mervärdesmodeller för fastställande av det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet med hänsyn till pris och kvalitet, där resultatet av en bedömning av kvalitet omvandlas till ett siffervärde som ligger till grund för endera ett prispåslag eller prisavdrag.

Om en utvärderingsmodell i sig är förenlig med de grundläggande principerna måste avgöras i det enskilda fallet och mot bakgrund av vad som upphandlas.

Avgörandet visar dock på att en sådan modell måste vara kvalificerad i den meningen att den ska vara tydlig vad gäller föremålet för bedömningen och dess ramar för att anses förenlig med öppenhetsprincipen.

Men är då avgörandet alls av intresse, då det endast är ett förvaltningsrättsavgörande? Självklart har det inte status som något prejudikat, men då vare sig kammarrätten eller Högsta förvaltningsdomstolen meddelade prövningstillstånd innebär det, åtminstone tills vidare, att förvaltningsrättens avgörande står fast.

Domen pekar på att en utvärderingsmodell som efterfrågar beskrivningar avseende framtida förhållanden, där det är osäkert om leverantörerna kan lämna likartade svar, och inte klargör vad som tillmäts betydelse, kan stå i strid med transparensprincipen.

Avgörandet förtydligar därmed de krav som ställs på en upphandlande myndighet/enhet vid framtagande av en utvärderingsmodell.

För leverantörer finns det anledning att dra öronen åt sig vid deltagande i en upphandling där en utvärderingsmodell av liknande slag tillämpas, särskilt om det framstår som oklart vad som kommer att premieras av den upphandlande myndigheten. Leverantören bör då se till att analysera detta innan allt för betydande resurser och kostnader har lagts ner på att delta i en sådan upphandling.