Artikel Högsta domstolen om överklagandefrister och spamfilter

Högsta domstolen har nyligen i domen ”Spamfiltret” bedömt att ett överklagande som fastnat i ett spamfilter hos kommunen inkommit i rätt tid trots att leveransen fördröjdes och att byggnadsnämnden fick tillgång till meddelandet först efter fristens utgång.

Bakgrund

Den sista dagen att överklaga ett beslut av byggnadsnämnden var den 5 maj 2021. Klagandena skickade in ett överklagande den 5 maj 2021 kl. 23.57, det vill säga tre minuter innan det var för sent, via e-post till den e-postadress som nämnden anvisat.

E-postmeddelandet nådde kommunens datanätverk några sekunder efter att det hade skickats men fastnade i ett spamfilter i cirka 30 minuter och registrerades som inkommet först den 6 maj 2021 kl. 00.27, det vill säga efter överklagandefristens utgång. Nämnden avvisade därför överklagandet med motiveringen att det inkommit för sent.

Länsstyrelsen fastställde avvisningsbeslutet. Klagandena överklagade Länsstyrelsens beslut till Mark- och miljödomstolen som upphävde beslutet och noterade att e-postmeddelandet som innehöll överklagandet ”var tillgängligt i uppfattbar form” i en server hos kommunens IT-enhet redan när det fastnat i spamfiltret. Eftersom IT-enheten inte var en självständig enhet i förhållande till byggnadsnämnden ansåg domstolen att överklagandet hade inkommit i rätt tid.

Mark- och miljööverdomstolen, till vilken kommunen överklagade beslutet, höll med Mark- och miljödomstolen och konstaterade att meddelandet fördröjts på grund av den tekniska utformning som kommunen valt att ge systemet. Rätten ansåg därför att ett överklagande skulle anses ha kommit in i rätt tid även om det till följd av systemets tekniska utformning var tillgängligt för behörig personal vid myndigheten först efter att klagotiden gått ut. Vanligen kan Mark- och miljööverdomstolens domar inte överklagas. När en fråga anses vara av vikt för ledning av rättstillämpningen finns det dock en ventil som gör det möjligt för Högsta domstolen att pröva domar från Mark- och miljööverdomstolen. Mark- och miljööverdomstolens beslut överklagades och ventilen tillämpades i detta fall.

Högsta domstolens vägledande avgörande

Den fråga som Högsta domstolen kom att pröva i mål P 124-23 var om överklagandet som fastnat i ett spamfilter hos den mottagande myndigheten, och först därefter levererats till myndighetens mottagningsfunktion, ska anses ha inkommit i rätt tid. Något förenklat handlar frågan om vem som bär risken för mottagarens spamfilter.

Högsta domstolen började med att konstatera att en handling enligt 22 § förvaltningslagen anses ha kommit in till en myndighet den dag som handlingen nått myndigheten eller en behörig befattningshavare. Motsvarande bestämmelser finns i rättegångsbalken, förvaltningsprocesslagen och lagen om domstolsärenden. Enligt förarbetena till förvaltningslagen anses handlingar som skickats via e-post ha kommit in när de finns tillgängliga på myndighetens server i datanätverket (se prop. 2016/17:180 s. 307). Regleringens syfte är bland annat att det ska vara någorlunda tydligt och enkelt att fastställa när en handling kommit in till en myndighet för att undvika onödiga rättsförluster för enskilda.

Med hänsyn till lagtextens utformning och de intressen som ligger bakom regleringen bedömde Högsta domstolen att ett e-postmeddelande som har skickats till en anvisad adress och nått den mottagande myndighetens datanätverk inom överklagandetiden ska anses ha inkommit ”oavsett hur myndigheten har organiserat sin hantering av skräppost och liknande”.

Högsta domstolen noterade även att det i princip är den enskilde som har bevisbördan för att meddelandet har skickats och som står risken för att överföringen av meddelandet försenas eller annars inte fungerar som den ska. När det gäller vanliga brev har det därför utbildats en rättspraxis som innebär att ett brev måste skickas en viss tid i förväg för att avsändaren ska anses ha laga förfall (giltig ursäkt) om meddelandet inte når fram i tid. Med det sagt tillade Högsta domstolen att om ett meddelande inkommit till myndigheten på det sätt som lagen kräver spelar det ingen roll när meddelandet skickats och även principen om att den enskilde står risken för att meddelandet inte kommer fram saknar i så fall betydelse.

Mot denna bakgrund fann Högsta domstolen att överklagandet kommit in till myndigheten i rätt tid när det fastnat i spamfiltret hos myndigheten.

Domen jämförd med tidigare kammarrättsavgörande

Högsta domstolens avgörande är särskilt intressant med tanke på att Kammarrätten i Sundsvall under 2021 meddelande en dom (mål nr 1827-21) där avsändaren ansågs bära risken för domstolens e-postfilter. I det målet hade en ansökan om överprövning av en upphandling skickats in via e-post till Sveriges domstolars nätverk under ansökningsfristens sista dag (den 4 mars 2021). Meddelandet stoppades dock av Domstolsverkets skräppostfilter och kom därför inte fram till
e-postbrevlådan förrän nästkommande dag, den 5 mars 2021, efter avtalsspärrens utgång.

Förvaltningsrätten ansåg att klaganden inte kunde belastas för förseningen och att ansökan om överprövning således skett i rätt tid. Kammarrätten i Sundsvall kom dock fram till att ansökan om överprövning varit tillgänglig först den 5 mars 2021 och att det saknade betydelse att förseningen berodde på att ansökan stoppades av Domstolsverkets skräppostfilter.

Reflektioner

Spamfilter kan vara inställt på olika nivåer och med olika känslighet gällande vad som släpps igenom. Vissa meddelanden kan vara synliga i skräpkorgen medan andra kan stoppas i ett tidigare skede och endast vara synliga för bolagets/myndighetens IT-enhet. Ett meddelande som fastnat i ett e-postfilter kan ibland släppas automatiskt efter viss tid när det inte lägre bedöms som hotfullt medan andra meddelanden kan behöva en åtgärd från IT-enheten för att bli synliga. Det innebär att ett meddelande kan ha levererats till myndighetens server och finnas i dess datamiljö utan att det är synligt för en behörig befattningshavare även flera dagar efter att det skickats.

Det kan nämnas att omständigheterna i Högsta domstolens avgörande skiljer sig något från omständigheterna i kammarrättsavgörandet. I kammarrättsavgörandet hade ett mail till Förvaltningsrätten i Falun fastnat i Domstolsverkets spamfilter. Domstolsverket är den myndighet som har till uppgift att stödja och serva Sveriges domstolar. En domstol är dock formellt sett en självständig myndighet i förhållande till Domstolsverket. I Högsta domstolens avgörande hade handlingen fastnat i spamfiltret hos samma myndighet som skulle motta meddelandet.

Högsta domstolens avgörande i ”Spamfiltret” innebär dock ett välkommet klargörande att ett meddelande ska anses ha inkommit så snart det nått den mottagande myndighetens datamiljö, oavsett om meddelandet finns i korrekt inkorg och är synligt för en behörig befattningshavare. Med hänsyn till att det är mottagaren som råder över inställningarna på dess spamfilter är det ett högst rimligt och välkommet principavgörande från Högsta domstolen.